Stap 1: Kopen bij de leverancier

Punten van overweging in dit stadium:

• Incoterms overeenkomen met de leverancier
• Beslissen welk vervoermiddel het meest geschikt is 
• Overweeg hoe u de betaling zult regelen (bv. gebruik van een kredietbrief)
• Controleer welke invoerrechten van toepassing zijn
• Ga na of voor de goederen invoervergunningen of aanvullende controles vereist zijn
• Vraag een EORI-nummer aan als dit uw eerste invoer is
• Vraag offertes aan van inklaringsagentschappen
• Verkrijgen van offertes van vervoerders (afhankelijk van overeengekomen Incoterm)
• Zorg ervoor dat de verzekering in orde is

Stap 2: Commercieel papierwerk

Uw leverancier dient u de volgende documenten te verstrekken voordat de goederen in het VK aankomen. Vaak worden de originele documenten achtergehouden tot de leverancier de betaling heeft ontvangen:

• Commerciële factuur
• paklijst
• Certificaat van oorsprong/oorsprongsverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
• Preferentiecertificaat/preferentieverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
• Bill of lading / AWB / CMR
• Andere certificaten, bv. fytosanitaire certificaten, gezondheidscertificaten, conformiteitscertificaten, enz.
• Verzekering (indien de leverancier hiervoor zorgt)

Stap 3: De goederen zijn onderweg

Zodra de goederen zijn verzonden, moet u de ETA ervan in het oog houden om zeker te zijn dat ze tijdig worden ingeklaard:

• Zee- en luchtvracht kunnen meestal worden gevolgd op de website van de vervoerder met behulp van het AWB/BOL-nummer 
• Uw aangewezen inklaringsagent kan ook de aankomst controleren zodra zij de documenten hebben
• De vervoerder moet u vóór de aankomst van de goederen per e-mail een bericht van aankomst sturen om te bevestigen wanneer de goederen in de haven van aankomst worden verwacht
• Indien vergunningen vereist zijn, dient u deze vóór de aankomst van de goederen aan te vragen

Stap 4: Invoer

De douaneagent vult de invoeraangifte in die HMRC ontvangt. De agent zal in dit stadium de volgende informatie nodig hebben:

• Invoernaam en EORI-nummer
• Goederencodes voor elk product
• Land van oorsprong voor elk product (idealiter wordt dit duidelijk op de factuur vermeld)
• CPC-codes (of bevestiging van de vereiste procedure, bv. permanente invoer)
• Betalingsmethode (bijv. je rekeningnummer voor uitstel van betaling)
• Commerciële documenten
• Eventuele relevante gegevens over invoervergunningen

Stap 5: Goederen komen aan in het VK

Zodra je goederen aankomen, heb je een beperkte periode om het ophalen in de haven van aankomst te regelen (meestal 24 uur voor luchtvracht en 5 dagen voor zeevracht). 

• De douane bepaalt of de goederen onmiddellijk worden ingeklaard, of dat een controle van de documenten, een röntgenonderzoek of een fysiek onderzoek nodig is
• Ook andere overheidsdiensten kunnen de goederen vasthouden of onderzoeken, bijvoorbeeld Port Health, Forestry of Trading Standards
• Douanerechten en -heffingen worden in dit stadium door de douane geïnd.

Stap 6: Levering

Goed nieuws! Uw bestelling is ingeklaard en onderweg. Vervoerders hebben ook de neiging om de tijd die u hebt om uw goederen te lossen te beperken, dus laat ze niet te lang wachten bij aankomst of u zou kunnen eindigen met kosten voor het vasthouden van voertuigen:

• Zorg ervoor dat u de staat en het aantal van de pakketten controleert voordat u de afleverbon van de chauffeur ondertekent. Indien beschadigd of vermist, vermeld dit dan duidelijk op het ontvangstbewijs.
• Zorg ervoor dat uw agent u een kopie geeft van de invoeraangifte die u minimaal 6 jaar moet bewaren (dit kan digitaal)

Verantwoordelijkheden van de importeur

• Commerciële Documentatie
• Instructies voor de invoeragent
• Betaling van invoerbelastingen
• Waardering
• Tariefcode
• Land van herkomst
• Bewijs van voorkeur
• Vergunningen
• Verzekering