Stap 1: Kopen bij de leverancier

Punten van overweging in dit stadium:

• Incoterms overeenkomen met de leverancier
• Beslissen welk vervoermiddel het meest geschikt is 
• Overweeg hoe u de betaling zult regelen (bv. gebruik van een kredietbrief)
• Controleer welke invoerrechten van toepassing zijn
• Ga na of voor de goederen invoervergunningen of aanvullende controles vereist zijn
• Vraag offertes aan van inklaringsagentschappen
• Verkrijgen van offertes van vervoerders (afhankelijk van overeengekomen Incoterm)
• Vraag een EORI-nummer aan als dit uw eerste invoer is
• Zorg ervoor dat de verzekering in orde is

Stap 2: Commercieel papierwerk

Uw leverancier dient u de volgende documenten te verstrekken voordat de goederen in het VK aankomen. Vaak worden de originele documenten achtergehouden tot de leverancier de betaling heeft ontvangen:

• Commerciële factuur
• paklijst
• Certificaat van oorsprong/oorsprongsverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
• Preferentiecertificaat/preferentieverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
• Bill of lading / AWB / CMR
• Andere certificaten, bv. fytosanitaire certificaten, gezondheidscertificaten, conformiteitscertificaten, enz.
• Verzekering (indien de leverancier hiervoor zorgt)

Stap 3: De goederen zijn onderweg

Zodra de goederen zijn verzonden, moet u de ETA ervan in het oog houden om zeker te zijn dat ze tijdig worden ingeklaard:

• Zee- en luchtvracht kunnen meestal worden gevolgd op de website van de vervoerder met behulp van het AWB/BOL-nummer 
• Uw aangewezen inklaringsagent kan ook de aankomst controleren zodra zij de documenten hebben
• De vervoerder moet u vóór de aankomst van de goederen per e-mail een bericht van aankomst sturen om te bevestigen wanneer de goederen in de haven van aankomst worden verwacht
• Indien vergunningen vereist zijn, dient u deze vóór de aankomst van de goederen aan te vragen

Stap 4: Invoer

De douane-expediteur vult invoeraangifte C88 in, die wordt ontvangen door HMRC, die op zijn beurt een E2 (Entry acceptance advice, opgesteld voor alle bevredigende invoer- of wijzigingsinvoer) afgeeft. De agent heeft in dit stadium de volgende informatie nodig:

• Invoernaam en EORI-nummer
• Goederencodes voor elk product
• Land van oorsprong voor elk product (idealiter wordt dit duidelijk op de factuur vermeld)
• CPC-codes (of bevestiging van de vereiste procedure, bv. permanente invoer)
• Wijze van betaling (bv. uw uitstelrekeningnummer of FAS)
• Commerciële documenten
• Eventuele relevante gegevens over invoervergunningen

Stap 5: Goederen komen aan in het VK

Zodra uw goederen zijn aangekomen, hebt u een beperkte periode om de ophaling in de haven van aankomst te regelen (doorgaans 24 uur voor luchtvracht en 5 dagen voor zeevracht). Afhankelijk van het type Brexit geldt voor importgoederen die over de weg worden vervoerd ook een beperkte periode - waarschijnlijk in uren. Misschien wilt u de levering vooraf boeken om te voorkomen dat er huur-/demurragekosten in rekening worden gebracht als de goederen niet op tijd worden opgehaald. Bij aankomst wordt de douane-entry officieel verwerkt:

• De douane bepaalt of de goederen onmiddellijk worden ingeklaard, of dat een controle van de documenten, een röntgenonderzoek of een fysiek onderzoek nodig is
• Ook andere overheidsdiensten kunnen de goederen vasthouden of onderzoeken, bijvoorbeeld Port Health, Forestry of Trading Standards
• Douanerechten en -heffingen zullen in dit stadium door de douane worden geïnd (in het geval van de FAS Incoterm dient u zo spoedig mogelijk voor een bankoverschrijving te zorgen) 

Stap 6: Levering

Goed nieuws! Uw bestelling is ingeklaard en onderweg. Vervoerders hebben ook de neiging om de tijd die u hebt om uw goederen te lossen te beperken, dus laat ze niet te lang wachten bij aankomst of u zou kunnen eindigen met kosten voor het vasthouden van voertuigen:

• Zorg ervoor dat u de staat en het aantal van de pakketten controleert voordat u de afleverbon van de chauffeur ondertekent. Indien beschadigd of vermist, vermeld dit dan duidelijk op het ontvangstbewijs.
• Zorg ervoor dat uw agent u een kopie van de invoeraangifte (C88 en E2) bezorgt, die u minstens 6 jaar moet bewaren (dit kan digitaal zijn)

Verantwoordelijkheden van de importeur

• Commerciële Documentatie
• Instructies voor de invoeragent
• Betaling van invoerbelastingen
• Waardering
• Tariefcode
• Land van herkomst
• Bewijs van voorkeur
• Vergunningen
• Verzekering