Stap 1: Kopen bij de leverancier
Punten van overweging in dit stadium:
- Incoterms overeenkomen met de leverancier
- Beslissen welk vervoermiddel het meest geschikt is
- Overweeg hoe u de betaling zult regelen (bv. gebruik van een kredietbrief)
- Controleer welke invoerrechten van toepassing zijn
- Ga na of voor de goederen invoervergunningen of aanvullende controles vereist zijn
- Vraag offertes aan van inklaringsagentschappen
- Verkrijgen van offertes van vervoerders (afhankelijk van overeengekomen Incoterm)
- Vraag een EORI-nummer aan als dit uw eerste invoer is
- Zorg ervoor dat de verzekering in orde is
Stap 2: Commercieel papierwerk
Uw leverancier dient u de volgende documenten te verstrekken voordat de goederen in het VK aankomen. Vaak worden de originele documenten achtergehouden tot de leverancier de betaling heeft ontvangen:
- Commerciële factuur
- paklijst
- Certificaat van oorsprong/oorsprongsverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
- Preferentiecertificaat/preferentieverklaring (kan op de factuur worden vermeld)
- Bill of lading / AWB / CMR
- Andere certificaten, bv. fytosanitaire certificaten, gezondheidscertificaten, conformiteitscertificaten, enz.
- Verzekering (indien de leverancier hiervoor zorgt)
Stap 3: De goederen zijn onderweg
Zodra de goederen zijn verzonden, moet u de ETA ervan in het oog houden om zeker te zijn dat ze tijdig worden ingeklaard:
- Zee- en luchtvracht kunnen meestal worden gevolgd op de website van de vervoerder met behulp van het AWB/BOL-nummer
- Uw aangewezen inklaringsagent kan ook de aankomst controleren zodra zij de documenten hebben
- De vervoerder moet u vóór de aankomst van de goederen per e-mail een bericht van aankomst sturen om te bevestigen wanneer de goederen in de haven van aankomst worden verwacht
- Indien vergunningen vereist zijn, dient u deze vóór de aankomst van de goederen aan te vragen
Stap 4: Invoer
De douaneagent vult de invoeraangifte in die HMRC ontvangt. De agent zal in dit stadium de volgende informatie nodig hebben:
- Invoernaam en EORI-nummer
- Goederencodes voor elk product
- Land van oorsprong voor elk product (idealiter wordt dit duidelijk op de factuur vermeld)
- CPC-codes (of bevestiging van de vereiste procedure, bv. permanente invoer)
- Wijze van betaling (bv. uw uitstelrekeningnummer of FAS)
- Commerciële documenten
- Eventuele relevante gegevens over invoervergunningen
Stap 5: Goederen komen aan in het VK
Zodra uw goederen zijn aangekomen, hebt u een beperkte periode om de ophaling in de haven van aankomst te regelen (doorgaans 24 uur voor luchtvracht en 5 dagen voor zeevracht). Afhankelijk van het type Brexit geldt voor importgoederen die over de weg worden vervoerd ook een beperkte periode - waarschijnlijk in uren. Misschien wilt u de levering vooraf boeken om te voorkomen dat er huur-/demurragekosten in rekening worden gebracht als de goederen niet op tijd worden opgehaald. Bij aankomst wordt de douane-entry officieel verwerkt:
- De douane bepaalt of de goederen onmiddellijk worden ingeklaard, of dat een controle van de documenten, een röntgenonderzoek of een fysiek onderzoek nodig is
- Ook andere overheidsdiensten kunnen de goederen vasthouden of onderzoeken, bijvoorbeeld Port Health, Forestry of Trading Standards
- Douanerechten en -heffingen zullen in dit stadium door de douane worden geïnd (in het geval van de FAS Incoterm dient u zo spoedig mogelijk voor een bankoverschrijving te zorgen)
Stap 6: Levering
Goed nieuws! Uw bestelling is ingeklaard en onderweg. Vervoerders hebben ook de neiging om de tijd die u hebt om uw goederen te lossen te beperken, dus laat ze niet te lang wachten bij aankomst of u zou kunnen eindigen met kosten voor het vasthouden van voertuigen:
- Zorg ervoor dat u de staat en het aantal van de pakketten controleert voordat u de afleverbon van de chauffeur ondertekent. Indien beschadigd of vermist, vermeld dit dan duidelijk op het ontvangstbewijs.
- Zorg ervoor dat uw agent u een kopie geeft van de invoeraangifte die u minimaal 6 jaar moet bewaren (dit kan digitaal)
Verantwoordelijkheden van de importeur
- Commerciële Documentatie
- Instructies voor de invoeragent
- Betaling van invoerbelastingen
- Waardering
- Tariefcode
- Land van herkomst
- Bewijs van voorkeur
- Vergunningen
- Verzekering